Zapier-Integration - SetterMaxer AI

Die Zapier-Integration ist in den Tarifen Standard und Pro verfügbar.

Überblick

Die Zapier-Integration nutzt REST Hooks und sendet Ereignisse in Echtzeit an deine Zaps. Sobald ein Lead entsteht oder ein Termin gebucht wird, erhält Zapier das Ereignis sofort – ganz ohne Polling.

Einrichtung

1. API-Schlüssel erstellen

Öffne Organisationseinstellungen → API-Schlüssel
Klicke auf API-Schlüssel erstellen und vergib einen Namen
Kopiere den Schlüssel (smx_live_...) – er wird nur ein einziges Mal angezeigt

2. In Zapier verbinden

Suche in Zapier nach SetterMaxer AI
Gib deinen API-Schlüssel ein, wenn du dazu aufgefordert wirst
Zapier prüft die Verbindung über den Auth-Test-Endpunkt

3. Zap erstellen

Wähle ein SetterMaxer-Trigger-Ereignis und verbinde es mit einer beliebigen Zapier-Aktion (CRM, E-Mail, Slack usw.).

Verfügbare Trigger

Trigger	Ereignis	Wird ausgelöst, wenn …
New Lead	`lead.contacted`	eine Person zum ersten Mal in den Funnel eintritt
Lead Info Updated by Agent	`lead.updated`	dein Agent etwas über einen Lead erfährt
Appointment Booked	`appointment.booked`	ein Termin gebucht wird
Appointment Rescheduled	`appointment.rescheduled`	ein bestehender Termin verschoben wird
Conversation Handed Off	`conversation.handed_off`	ein Vertriebsmitarbeiter von der KI übernimmt
Follow-Up Sent	`conversation.followup_sent`	eine automatische Nachfassnachricht gesendet wird

Jeder Trigger enthält lead_id und den vollständigen aktuellen Datensatz der Person. Damit kann jeder Zap einen CRM-Kontakt anlegen oder aktualisieren, ohne einen zusätzlichen Suchschritt. New Lead folgt dem Erstkontakt, nicht dem Anlegen eines Datensatzes. Ein CSV-Import legt Kontakte an und löst nichts aus – ist jedoch die automatische Kontaktaufnahme aktiv, lösen diese Kontakte den Trigger später aus, sobald die jeweilige Nachricht zur Zustellung angenommen wird. Der Trigger feuert einmal pro Person und Agent, dauerhaft. Lead Info Updated by Agent deckt alles ab, was der Agent feststellt: ein erfasstes Detail, ein im Gespräch vergebener Tag, ein Qualifizierungsergebnis, die KI-Zusammenfassung oder der Lead-Score. changed_fields benennt, was sich geändert hat, previous enthält die vorherigen Werte genau dieser Schlüssel. Dieser Trigger fragt nach einem Agenten, weil Lead-Spalten pro Agent konfiguriert werden. Anschließend kannst du optional zu beobachtende Felder wählen – leer lassen für jede Änderung, oder Spalten auswählen, um nur bei deren Änderung ausgelöst zu werden. Diese Filterung auf Abo-Ebene statt über einen Zapier-Filter-Schritt sorgt dafür, dass dein Zap für Änderungen, die er ohnehin verwerfen würde, gar nicht erst startet.

Manuelle Änderungen lösen den Trigger nicht aus – weder in der Lead-Tabelle noch als Massenbearbeitung, Import, API oder Zapier. Eine einzige Massenbearbeitung kann tausend Kontakte betreffen.

Die beiden Termin-Trigger enthalten appointment_start, appointment_end, appointment_source und appointment_url. Damit kann ein Zap direkt einen Kalendereintrag oder eine terminierte CRM-Aufgabe anlegen. Appointment Rescheduled liefert zusätzlich previous_appointment_start und previous_appointment_end, damit du den Eintrag wiederfindest, den ein früherer Zap-Lauf erstellt hat. Die vollständigen Nutzlasten findest du unter Webhooks.

Beispiel-Nutzlast

Jeder Trigger liefert Beispieldaten für die Feldzuordnung im Zap-Editor:

{
	"id": "evt_uuid",
	"type": "lead.contacted",
	"created_at": "2026-01-15T10:30:00.000Z",
	"organization_id": "uuid",
	"organization_name": "Acme Sales",
	"agent_id": 10000000,
	"agent_name": "Website Setter",
	"lead_id": "uuid",
	"data": {
		"conversation_id": "uuid",
		"channel": "website_widget",
		"initiated_by": "inbound",
		"visitor_token": "vtok_abc123",
		"lead": {
			"id": "uuid",
			"name": "Jane Doe",
			"email": "[email protected]",
			"phone": "+1234567890",
			"tags": ["automation", "demo-requested"],
			"qualification_status": "qualified",
			"lead_score": "hot",
			"lead_score_reason": "Der Lead hat eine Demo angefragt.",
			"lead_score_source": "ai",
			"source": "conversation",
			"channel": "website_widget",
			"custom_fields": { "fitness_goal": "Halbmarathon laufen", "budget": 250 },
			"created_at": "2026-01-15T10:30:00.000Z",
			"updated_at": "2026-01-15T10:35:00.000Z"
		},
		"contacted_at": "2026-01-15T10:30:00.000Z"
	}
}

Ordne den Kontakt in deinem CRM über lead_id zu. Sie identifiziert die Person und bleibt über alles hinweg stabil, was diese tut. conversation_id identifiziert ein einzelnes Gespräch, und eine Person hat pro Kanal genau eines – wer also über das Website-Widget startet und später über WhatsApp bucht, kommt mit einer conversation_id an, die du noch nie gesehen hast, aber mit derselben lead_id. conversation_id ist dieselbe Kennung, die im Detailbereich einer Konversation als Gesprächs-ID angezeigt wird.

Bei New Lead ist conversation_id das Gespräch, in dem der Kontakt zuerst erfasst wurde – und der einzige Fall, in dem das Feld leer sein kann: importierte Kontakte haben noch kein Gespräch, solange sie nicht geantwortet haben.

Verfügbare Aktionen

Aktion	Funktion
Create Lead	Fügt einen Kontakt zur Lead-Tabelle genau eines Agenten hinzu

Damit schickst du Formular-Einsendungen, CRM-Datensätze oder Tabellenzeilen nach SetterMaxer. Du wählst den Agenten aus einer Auswahlliste; der Zap zeigt anschließend die Lead-Spalten genau dieses Agenten als Felder an – einschließlich der von dir angelegten eigenen Spalten.

Entweder eine E-Mail-Adresse oder eine Telefonnummer ist erforderlich. Ohne eine der beiden lässt sich der Kontakt bei einer späteren Einsendung nicht zuordnen, und er erscheint nie in der Lead-Tabelle.
Mehrfaches Senden ist unproblematisch. Existiert beim Agenten bereits ein Kontakt mit dieser Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, wird der vorhandene Lead aktualisiert statt dupliziert – und ein leeres Feld überschreibt niemals einen gespeicherten Wert. Das Ausgabefeld created zeigt dir, was passiert ist.
So angelegte Leads zählen nicht auf dein monatliches Lead-Limit und lösen den Trigger New Lead nicht aus. Die Kombination aus diesem Trigger und dieser Aktion kann deshalb keine Endlosschleife erzeugen.
Felder müssen bereits als Spalten beim Agenten existieren. Lege die Spalte zuerst in SetterMaxer an – ein Zap kann keine Spalten erstellen.

API-Endpunkte

Diese Endpunkte nutzt die Zapier-App; in der Regel rufst du sie nicht selbst auf.

Methode	Endpunkt	Zweck
`GET`	`/api/v1/zapier/auth/test`	Verbindungstest
`POST`	`/api/v1/zapier/subscribe`	Webhook-Abonnement anlegen
`DELETE`	`/api/v1/zapier/subscribe/{id}`	Abonnement entfernen
`GET`	`/api/v1/zapier/triggers/{event}/sample`	Beispiel-Nutzlasten abrufen
`GET`	`/api/v1/zapier/agents`	Agenten deiner Organisation
`GET`	`/api/v1/zapier/agents/{id}/fields`	Lead-Spalten eines Agenten
`POST`	`/api/v1/zapier/leads`	Lead anlegen oder aktualisieren

Authentifizierung

Alle Zapier-Endpunkte benötigen einen API-Schlüssel:

Authorization: Bearer smx_live_a1b2c3d4...

Der Header X-Api-Key wird ebenfalls akzeptiert.

Sicherheit

Ziel-URL-Prüfung – Abonnements akzeptieren ausschließlich https://*.zapier.com-URLs. Ein gestohlener API-Schlüssel kann damit keine beliebigen ausgehenden Webhooks anlegen.
Kaskadierendes Löschen – Wird ein API-Schlüssel widerrufen, verschwinden automatisch alle damit erstellten Zapier-Abonnements.
Schreibgeschützt in der Webhook-Oberfläche – Von Zapier verwaltete Abonnements erscheinen auf der Webhook-Seite mit dem Hinweis „Von Zapier verwaltet” und lassen sich dort nicht bearbeiten.

Limits

Limit	Wert
API-Schlüssel pro Organisation	10
Aktive Zaps pro Organisation	50
Ereignisse pro Zap-Trigger	1 – jeder Zap hört auf genau ein Ereignis

Jeder aktive Zap entspricht einem Abonnement; die zweite Zeile bedeutet also „bis zu 50 aktive Zaps pro Organisation”. Ein Zap-Trigger hört immer auf genau ein Ereignis – wer auf zwei Ereignisse reagieren möchte, baut zwei Zaps.

​Überblick

​Einrichtung

​1. API-Schlüssel erstellen

​2. In Zapier verbinden

​3. Zap erstellen

​Verfügbare Trigger

​Beispiel-Nutzlast

​Verfügbare Aktionen

​API-Endpunkte

​Authentifizierung

​Sicherheit

​Limits

Überblick

Einrichtung

1. API-Schlüssel erstellen

2. In Zapier verbinden

3. Zap erstellen

Verfügbare Trigger

Beispiel-Nutzlast

Verfügbare Aktionen

API-Endpunkte

Authentifizierung

Sicherheit

Limits